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La planificación de eventos no es para débiles de corazón. La parte más estresante es también la más importante: lograr que la gente quiera hacer acto de presencia (en persona o digitalmente). Para que esas RSVP obtengan abundante respuesta, necesitas una campaña de e-email hermosa e intrigante.

Una parte crucial de esa campaña es el e-mail de recordatorio del evento, que mantiene el interés de quienes se han registrado, proporciona información esencial sobre el evento y ayuda a generar una ronda final de RSVP.

La entrada de hoy se centrará en nuestras 5 buenas prácticas de diseño para que e-mail de recordatorio del evento levante su canto.

Qué incluir en todo e-mail de recordatorio

Como seguimiento de la invitación inicial, el e-mail de recordatorio no tiene que ser tan detallado como la invitación original, pero sí hay algunos detalles clave que se deben incluir:

  • QUÉ: Recuerda a quienes se han registrado o potenciales registrados de qué se trata el evento. Se debe incluir esta información: título de evento, un título o eslogan, y los nombres de los invitados especiales, si es relevante.
  • CUÁNDO: Siempre hay que incluir la fecha, la hora, e incluso la zona horaria, si se trata de eventos en la web
  • DÓNDE: Incluir una dirección para eventos presenciales, junto con información relevante sobre cómo llegar.
  • CÓMO INSCRIBIRSE O COMPARTIR: Si tu e-mail de recordatorio presiona a aquellos miembros de tu audiencia que todavía no se han decidido, asegúrate de que sea fácil registrarse. (Sugerencia: considera un botón CTA optimizado). Si estás contactando a quienes ya han respondido a tu RSVP, asegúrate de que les sea fácil compartir el evento con los amigos..
  • CÓMO OBTENER MÁS INFORMACIÓN: Los e-mail de recordatorio son breves, así que asegúrate de enlazar a una página de aterrizaje que proporcione información más detallada.
  • CÓMO DAR RESPUESTA A LAS PREGUNTAS: ¿Qué haces si alguien quiere cambiar una RSVP, invitar a un amigo, o tiene preguntas sobre el lugar? Asegúrate de incluir información de contacto o un enlace a una página de Preguntas Frecuentes.

1. Mantén el mensaje conciso

Este amistoso e-mail de recordatorio de General Assembly es un ejemplo perfecto de cómo la simplicidad puede mejorar la comunicación. El mensaje es asombrosamente simple, pero incluye toda la información que necesita quien se ha registrado.

Lo bueno de este e-mail es que probablemente se trata de una plantilla para recordatorios de eventos. Tanto el texto extragrande del encabezado, como la ilustración y la información a pie de página pueden reciclarse de un recordatorio al siguiente.

Con solo actualizar el momento y la ubicación del evento, el e-mail está listo para ser enviado. Tener una plantilla como esta es definitivamente una forma inteligente de agilizar el flujo de trabajo.

Punchbowl, la web para invitaciones digitales, también sigue una plantilla para su sistema de recordatorio por e-mail. Como en el caso de General Assembly, la legibilidad del e-mail se facilita con un esquema simple, blanco, de texto accesible usado con moderación, incluyendo solamente la información más importante.

Para quienes ya se han registrado y están listos para ir, piensa en tu email de recordatorio como un toque amistoso. No necesitas incluir una larga descripción del evento en el e-mail; simplemente haz que para tus lectores sea fácil encontrar más info con un simple clic.

2. ¿Todavía hay plazas? Incentiva las invitaciones de último minuto

CourseHorse trabaja con eventos locales y hace que sea fácil encontrarlos para registrarse. Además de un e-mail de recordatorio enviado unos días antes del comienzo del curso, CourseHorse también envía un e-mail de incentivo para ayudar a completar los plazas libres. Veamos un ejemplo:

Una idea inteligente, ¿no? También el diseño del e-mail ayuda a que funcione: el encabezado deja claro de qué trata el mensaje, la información clave se presenta en líneas separadas, y un botón CTA bien claro facilita la interacción con el incentivo.

Recomendaríamos solamente unas pequeñas mejoras al diseño: hacer menos borrosa la imagen del encabezado (una corrección fácil) y poner un poquito de amor en la imagen de stock con unos simples ajustes de personalización. ¡Sin embargo, a nivel de concepto, es una táctica excelente para cuando hay que llenar en el último minuto esos asientos vacíos de última hora!

3. Pon la información clave en la parte superior

Si el recordatorio del evento es eficaz, será imposible pasar por alto información clave; por lo tanto, detalles como el nombre del evento, la fecha y la ubicación siempre deben indicarse en texto HTML (de modo que siempre se visualicen) y deben mostrarse en líneas separadas (no perdidos en el cuerpo de un párrafo).

Así lo hizo Social Media Week en el siguiente ejemplo. Pero lo verdaderamente especial de este e-mail de recordatorio es que los detalles se presentaron sobre una imagen de fondo. Esta táctica permitió a SMW mostrar los detalles clave “en primera plana” en lugar de situarlos por debajo de una imagen.

Las marcas usan continuamente la superposición de texto-imágenes; lo que destaca aquí es que el diseño de SMW incluye texto real sobre una imagen, con un botón CTA a prueba de balas. De ese modo, los datos del evento seguirán viéndose incluso si el lector tiene la visualización de imágenes desactivada o si la imagen no se carga. Es una técnica que no vemos a menudo en e-mail, pero no deja de ser una potente forma de optimizar el mensaje. Aprende a hacerlo en este tutorial: Cómo añadir imágenes de fondo en un e-mail.

Incluye un mapa para eventos presenciales

Lo último que quieres en un evento presencial es que los asistentes no tengan claro cómo llegar. Si tu ubicación presenta algún aspecto peculiar, como la necesidad de calcular un tiempo extra para el control de seguridad, esperar el ascensor o para aparcar en la parte de atrás del edificio, señálalo en tu e-mail de recordatorio.

¿Una forma básica pero importante de facilitar el viaje hasta el lugar del evento? Simplemente añade un mapa. El experto en eventos Eventbrite incluye mapas en todos sus e-mail de recordatorio, como el siguiente:

Eventbrite también incluye funciones de añadir a la agenda, lo cual es una forma inteligente de ayudar a los registrados a tener el evento el sus agendas y aumentar las probabilidades de que recuerden la cita.

Optimiza la línea del asunto

¡Ah, nuestra querida línea del asunto! Escribir y seleccionar el asunto perfecto suele ser una tarea agónica para los profesionales el marketing por e-mail. Y no es sorprendente: sobre un 35% de los suscriptores deciden si abrir o no abrir tu e-mail basándose únicamente en la línea del asunto.

La buena noticia es que quienes se han registrado en un evento es probable que abran tu e-mail de recordatorio porque ya se han comprometido al registrarse. Aun así, asegurar la eficacia de tu e-mail con una línea de asunto bien trazada es clave para asegurarte de que tu e-mail de recordatorio haga su trabajo. Veamos algunas muestras de líneas de asunto en mensajes de e-mail de recordatorio:

  • ¡Se acerca el día de la clase!
  • Recordatorio para un Taller de Introducción a la Gestión de Proyectos
  • Recordatorio para la Marcha de las Mujeres en Nueva York
  • Recordatorio de evento: Una velada con Ray LaMontagne
  • Recordatorio: ¡El Safari de cumpleaños de Seth!
  • Recordatorio: ¡Estás invitado! Reserva de Fiesta con Lori Weitzner
  • [HOY] Podcast en vivo: Los premios Unspammy 2016
  • [¡Última oportunidad!] Asegura tu plaza en la Conferencia para el Lanzamiento de una Carrera en el Diseño
  • Recordatorio: El 2 de Diciembre acaba el plazo para registrarte en el evento #SMWNYC 2017

¿Ves las líneas maestras? Nuestras conclusiones son estas:

  • Incluye la palabra RECORDATORIO en la línea del asunto. Es transparente y claro.
  • Indica el evento—y el nombre del invitado especial—cuando corresponda.
  • Asegúrate de que la línea del asunto resalte destacando el texto entre paréntesis cuadrados y/o usando solo mayúsculas.

En conclusión

¡Diseñar un buen e-mail de recordatorio de evento no tiene por qué ser complicado! Cuanto más claro y conciso seas, mejor. Y, si creas una plantilla, envidar un recordatorio de e-mail puede ser superfácil.

Diséñalo en unos minutos en nuestro editor BEE de arrastrar y soltar, muy fácil de usar. No se necesita conocimiento de HTML, y tu e-mail será adaptable al móvil. ¡Regístrate ahora para una  prueba gratuita!

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