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Imagina un mundo donde escribir contenido para tu negocio fuese tan fácil como encadenar un par de frases en tu computadora y pulsar “publicar”. ¿No sería un sueño? Sin embargo, como todos sabemos, las cosas no son tan sencillas, sobre todo en el competitivo mundo de los negocios de estos tiempos.

Pero esto no se limita al contenido que puedas estar publicando en tus sitios webs, entradas de blog y artículos. De hecho, a la hora de asegurarte de que lo estás haciendo bien, el contenido que incluyes en los mensajes de e-mail tiene exactamente la misma importancia. Los e-mail siguen considerados una de las formas más efectivas de marketing, incluso más que la publicidad en los sitios web o las redes sociales.

Pero eso no hace en absoluto más fácil el proceso. Cuando se trata de escribir mensajes de e-mail para tu negocio, hay ocho cosas fundamentales que hay que recordar para asegurarte de que tus e-mail son perfectos para tus lectores y obtener los resultados que deseas.

1. Definir tu proceso y organizarte

Antes de poner los dedos en el teclado, cuando empiezas a redactar un e-mail, tienes que asegurarte de que estás organizado y listo para el contenido que vas a producir. Para hacerlo más fácil, vamos a dividir el proceso en las siete etapas siguientes:

  • Lluvia de ideas
  • Investigar
  • Escribir
  • Editar
  • Corregir pruebas
  • Publicar
  • Analizar

Estos son los siete pasos básicos que sigues para escribir los mensajes de e-mail. Sin embargo, algunos de tus procesos pueden incluir un número mayor o menor de pasos; depende completamente de los objetivos que te planteas en tu negocio. Con estos pasos en mente, asegúrate de ser proactivo, de modo que sepas que tendrás todo listo en cada etapa, manteniéndote tan organizado como sea posible“, explica Elizabeth Holder, una profesional del marketing por e-mail para Big Assignments.

Por ejemplo, mientras la fase de lluvia de ideas puede simplemente requerir una reunión con tu equipo para organizar tus pensamientos y posibles temas, en la etapa de investigación reunirás toda la información que necesites para no interrumpir tu flujo de escritura cuando sea el momento.

2. Ir al grano y ser personal

Cuando llega el momento de escribir mensajes de e-mail, más que pensar en cómo puede beneficiar el e-mail a tu negocio, necesitas asegurarte de que estás poniéndote en el lugar de tus lectores y que tienes en cuenta cómo van a leer tus mensajes y la experiencia que van a obtener al recibirlos.

Por ejemplo, una de las trampas en que la gente suele caer es no ser personal en los e-mail, sin respectar la dimensión individual del lector. Si te refieres constantemente a tus lectores como “seguidores” o “suscriptores”, has caído en la trampa.

A la gente le gusta formar parte de un grupo social o de una comunidad, pero la individualidad también es vital y, como cliente, el lector de tus e-mail quiere que se respete esa dimensión. Del mismo modo, asegúrate de que el contenido que incluyes en tus e-mail sean temas de los que realmente vale la pena hablar.

Tus lectores sentirán que tu negocio no es respetuoso con ellos si e-mail tras e-mail les comunicas contenidos sobre cosas insignificantes, o que simplemente no les interesan. Hay muchas posibilidades de que acabes en la carpeta de correo basura.

3. Cómo conseguir que la gente abra tus e-mail

Uno de los más grandes desafíos que enfrentarás cuando escribas tus e-mail es conseguir que la gente los abra realmente, así que vamos a tratar de ponernos en el lugar de los lectores. Los lectores abren su navegador, acceden a su cliente de e-mail y ya están en su bandeja de entrada.

¿Qué puedes ver en relación con tus e-mail? Tu nombre y la línea del asunto, así que vamos a centrarnos en ello. Tu nombre, por supuesto solo indica de quién procede el e-mail, pero es importante que no sea algo así como 123sxccat@hotmail.com”. En lugar de ello, asegúrate de que se lee el nombre de tu negocio.

Pasemos ahora a la línea del asunto. Esta es la parte del e-mail que va captar su atención. Por tanto, lo primero que tienes que hacer es prometer algo bueno en tu e-mail. ¿Qué contenido has incluido en este e-mail y qué encontrará en él tu lector cuando lo abra?

Max Tyler, un profesional del marketing por e-mail de Assignment Writing Service, continúa:

Cuando escribes las líneas del asunto, necesitas algo que destaque de entre el resto de los e-mail de la bandeja de entrada. Empieza por tratar de incluir un número en el asunto. Esto ayuda a tu e-mail a sobresalir y atrae la vista hacia ti. Lo siguiente en la línea del asunto es tratar de prometer algo que tu e-mail aportará al lector si este lo abre. Po último, asegúrate de añadir alguna palabra potente, que haga irresistible tus e-mail”.

Así pues, si actualmente estás usando como línea de asunto “ÁBREME Y TENDRÁS UN DESCUENTO EN MI TIENDA”, podrías considerar cambiarlo en algo como “5 formas esenciales de ahorrar dinero comprando online”.

4. Escribir el contenido

Así pues, has invertido un tiempo en asegurarte de que tu línea de asunto sea perfecta para que la gente quiera hacer clic. Has captado la atención del lector, que ahora hace clic diciendo: “bien, vemos qué pasa aquí”. El lector está en tu e-mail. Comenzará por arriba y lo recorrerá hacia abajo.

Naturalmente, si has incluido alguna imagen o visualización en tu e-mail, sobre todo en la sección superior, en el encabezado, los ojos de tu lector se verán inmediatamente arrastrados hacia ese área. Si la imagen lleva superpuesto algún mensaje, asegúrate de que destaque y dé a tu e-mail un buen arranque.

Sin embargo, hay un par de cosas que te interesa recordar a la hora de escribir el contenido propiamente dicho. La primera es que te interesa escribir rápido. Es un truco sencillo para escritores: cuanto más rápido escribas, más resaltarán la pasión y el entusiasmo en tu contenido, haciendo que la lectura de tus e-mail sea mucho más placentera.

Adicionalmente, trata de escribir frases y párrafos cortos, dulces y directos al asunto. Imagina que estás leyendo este artículo en tu navegador y que el artículo solo fuera un gran bloque de texto sin subtítulos ni separación entre los párrafos. Es muy probable que no te dignases a empezar a leerlo siquiera, y que lo enviases directamente a la papelera.

También te interesa recordar que la escritura debe mantenerse lo más natural posible. Probablemente estás representando a una empresa, pero al cliente no le interesa hablar con un engranaje de la máquina capitalista, ni leer lo que dice: lo que quiere es comunicar con un ser humano real y escuchar lo que tenga que decirle.

Esto significa que tienes que incluir el nombre de tus lectores, hacerles preguntas que les hagan pensar sobre lo que estás escribiendo e incluir palabras emotivas e historias que capturen su atención y les mantengan atentos a tu contenido.

Por supuesto, es difícil decir cómo escribir un e-mail porque tus necesidades cambiarán según el mercado, el sector de población, el tipo de industria a los que te dirijas, así como en función del objetivo específico que tu negocio se plantee en esa campaña de marketing por e-mail. Solo recuerda que tienes que ponerte en el lugar del lector y experimentar el e-mail y su contenido desde su punto de vista.

5. Usar herramientas online

Escribir mensajes de e-mail puede ser una tarea laboriosa si no se gestiona debidamente, sobre todo cuando añades los procesos esenciales de edición y corrección de pruebas. Sin embargo, para ahorrar tiempo, aquí tienes una lista de herramientas que te pueden ayudar:

  • State of Writing y Via Writing: Estos dos blogs están llenos de guías a la escritura que puedes seguir cuando escribas tus e-mail.
  • Boom Essays: Una agencia de escritura online que puede ayudarte en la corrección de pruebas de tus e-mail, como recomienda el HuffingtonPost en Write My Essay.
  • My Writing Way y Grammarix: Estos dos blogs están llenos de entradas que pueden enseñarte a usar la gramática correctamente.
  • UKWritings: Un servicio online que puede editar y corregir por ti las pruebas de tus e-mail.
  • Cite It In: Una herramienta para añadir citas y referencia a tus e-mail en un formato profesional.
  • Essay Roo: Una agencia de escritura online que puede escribir tus e-mail por ti, como sugiere Best Australian Writers en Essayroo review.
  • Easy Word Count: Una herramienta gratuita online para llevar la cuenta de las palabras en tus e-mail cuando escribas.

6. Vende, vende, vende

Para la mayor parte de nosotros, los e-mail que enviemos incluirán algún tipo de material de promoción para tentar al lector a efectuar una compra en nuestro sitio web o tienda de comercio electrónico, eCommerce. Sin embargo, como probablemente ya sabes, eso es más fácil de decir que de hacer.

Lo primero que hay que recordar es no entrar abruptamente en la venta, no solo con cada e-mail individual, sino con la estrategia de marketing en conjunto. Por ejemplo, si un cliente acaba de suscribirse a tu lista de e-mail, no te interesa empezar a abrumarle inmediatamente con contenido promocional directo.

Por el contrario, te interesa introducir tu actividad comercial poquito a poco, para establecer una relación de confianza y lealtad con ese cliente. Las estadísticas de Marketing muestran que la regla del 80/20 es una de las tácticas de marketing más efectivas: el 80% es contenido educativo/inspirador/de entretenimiento, y el restante 20% es promocional.

Sin embargo, el resto de las tácticas de venta en relación con lo que incluyes en tu e-mail es en buena medida igual que en el resto de tu negocio. Tendrás que describir los problemas que la gente afronta y explicar la solución que tu producto o tu servicio aporta. También puedes incluir reseñas de clientes de compras anteriores y contar alguna historia en el contenido, para conectar con tus lectores y suscriptores a nivel emocional.

7. Lograr que los clientes hagan clic

Ahora que tus clientes han abierto y leído tus e-mail, es el momento de hacer que dejen el e-mail y vayan a tu sitio web. La mejor manera de conseguirlo, por supuesto, es colocar en tus contenidos unos botones de llamado a la acción bien claros y definidos.

Eso te resultará muy sencillo si lo que estás escribiendo ahora es el 20% de contenido promocional del e-mail, ya que puedes añadir un botón de llamado a la acción que enlace con la página del producto que estás promocionando. ¿Sin embargo, qué ocurre si lo que estás aportando a tus lectores ahora forma parte del otro 80%, los contenidos? Las cosas no son tan sencillas.

Pero podrían serlo. Si has escrito una entrada de blog de alta calidad y la compartes con tus lectores, uno de los métodos más efectivos para llevar a esos lectores del e-mail a tu sitio web es cortar la entrada de blog cuando se esté poniendo interesante. Entonces, todo lo que tienes que hacer es añadir un llamado a la acción del tipo “haz clic aquí para seguir leyendo”. De ese modo te aseguras que la gente haga clic para visitar tu sitio web.

A la gente también le gusta que los negocios la valoren. Digámoslo francamente: En los tiempos que corren, todo el mundo tiene la bandeja de e-mail saturada de mensajes, y tendrías que sentirte especial si alguien se molesta en leer tu contenido fielmente y te sigue regularmente. Para premiarles por ello, ¿por qué no ofrecer un descuento por un tiempo limitado o un código de descuento en tus e-mail?

Esto no solo hará que tus clientes se sientan felices por el aprecio y respeto que les muestras, sino que además te ayudará a aumentar dramáticamente tus índices de clics.

8. Editar tus e-mail

Una vez que has completado el primer borrador de tu e-mail y estás feliz de haber incluido en él toda la información pertinente, es hora de empezar a perfeccionarlo. La primera etapa de este proceso es editar tu e-mail.

Se trata de algo completamente distinto a corregir pruebas (ver más abajo), y es un proceso que se centra en asegurarte de que el mensaje que estás tratando de comunicar es perfecto para tus lectores y comunica realmente el mensaje que quieres transmitir. En tu cabeza el mensaje puede sonar perfecto, pero tienes que recordar que va a ser leído por un montón de personas distintas, que pueden percibirlo de muchas maneras diferentes.

Por ejemplo, si has incluido humor en tu e-mail, recuerda qué sectores de población van a leer tu e-mail. ¿Será algo que vuele ligero sobre sus cabezas o habrá lectores que encuentren ofensivo lo que estás diciendo? Todo esto son cosas que tienes que recordar.

Al editar, es mejor hacer una pausa entre el momento de escribir el primer borrador y el momento de editar, de manera que vuelvas al texto con una visión más fresca. Del mismo modo, también puede ser beneficioso tener un colega, un amigo o un familiar que lea el e-mail para ver qué piensan y si te pueden hacer alguna indicación.

9. Corrección de pruebas de los e-mail

Una vez completado el penúltimo paso de la escritura de tu e-mail, es muy importante que ejecutes la última etapa con gran precisión. Esto se refiere a tus procesos de corrección de pruebas. Se trata de repasar tu contenido para asegurarte de que esté libre de errores, faltas de ortografía, mala gramática, palabras mal escritas, y mucho más. Cualquier error en tus e-mail dañará la credibilidad y la reputación de tu negocio.

Corregir pruebas puede llevar tiempo y volver una y otra vez sobre tu contenido puede parecer una tarea interminable, pero es vital para el éxito del mensaje. Considera si tú comprarías los productos/invertirías en los servicios de una empresa cuyos contenidos estén llenos de errores.

Para asegurarte de que tu corrección de pruebas es todo lo precisa que se requiere, tómate una pausa entre la fase de edición y esta fase. Cuando vuelvas, ignora completamente el contenido en sí del e-mail (ya que lo has perfeccionado en la fase anterior) y céntrate en el lenguaje mismo, la gramática y la puntuación que has usado.

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