20 consejos para mejorar la etiqueta de correo electrónico comercial

21 noviembre 2019Tiempo de lectura: 6 min.

Hemos recopilado 20 «buenos modales» que te ayudarán a mantenerte alejado de una cierta laxitud en la etiqueta digital y mejorar tu comunicación.

Muchas empresas se hacen por correo electrónico, lo que lo convierte en una excelente base para conectarse, intercambiar ideas y mantenerse actualizado.

Con muchos empleados trabajando con los correos electrónicos, hay un gran énfasis en la etiqueta, ya sea leyendo o respondiendo. Pero, a pesar de su evidente utilidad, sería difícil encontrar profesionales que sean excelentes para utilizar eficazmente los correos electrónicos para comunicarse.

Tener numerosos correos electrónicos para responder puede llevar a una etiqueta laxa, pero ciertamente no es excusa. Con este fin, estos 20 consejos lo ayudarán a mejorar y mantener la etiqueta del correo electrónico comercial.

1. Preséntate

Empezar una conversación con los usuarios, dando por sentado que nos conocer no es la mejor idea.

Su nombre y dirección de correo electrónico pueden parecer extraños y fuera de lugar para un destinatario. Para solucionar esta situación, dele pequeños datos par que pueda saber de quién se trata.

2. Su dirección de correo electrónico debe ser profesional

Un gran error en la etiqueta de correo electrónico de su empresa es el uso de direcciones de correo electrónico personales.

Muchas personas que se encuentran con estos correos electrónicos inmediatamente asumen que el remitente no es profesional o tiene poca capacidad para mantener las cosas confidenciales.

3. Mantenga las discusiones públicas

Los correos electrónicos comerciales no deberían ser un tema familiar. Esto significa que no deberían convertirse en un tema privado que sea tendencia en la oficina o en Internet en general. Deja de lado la información privada.

4. Usa saludos profesionales

Es posible que necesite una revisión de los servicios de redacción de ensayos si no puede comenzar sus correos electrónicos comerciales con la profesionalidad que se merece.

Las palabras como «hey» no se ve fuera de lugar con amigos, pero por negocios, es posible que desee usar «Hola«.

5. Raramente usa signos de exclamación

Es bastante fácil asumir que la persona que está al otro lado de un correo electrónico comercial no es profesional e infantil cuando sigue usando signos de exclamación. Si debe hacerlo, una vez es suficiente.

6. Sea oportuno con las respuestas

No es necesario que mantenga la alarma sonora para responder a una velocidad vertiginosa. Evaluar la naturaleza del correo electrónico y responder en consecuencia. Un marco de tiempo de 24-48 horas funciona bien. Sin embargo, ser rápido no hace daño.

7. Mantenga segura la información confidencial

Haga su mejor esfuerzo para mantener dicha información confidencial.

Nadie quiere detalles, incluidos sus impuestos y otra información comercial, especialmente si existe el potencial de llegar a las manos equivocadas.

8. Nunca ‘email enojado’

La correspondencia por correo electrónico no desaparece a menos que se elimine. Esto significa que su actitud y expresiones cuando trata con personas, incluso despedirlas, discutir con ellas o reprenderlas, tendrá consecuencias, especialmente cuando la ira es un factor.

9. Sea claro y conciso

Los correos electrónicos profesionales de negocios deben ser claros y precisos. Tener tantas palabras que no conducen al punto que está tratando, confundirá al destinatario.

Los números y las representaciones visuales ayudan a explicar su mensaje.

10. Revisa todo

Revisa tu mensaje antes de presionar el botón de enviar. Eso incluye leer (en voz alta si es necesario) para detectar errores contextuales y ortográficos que transmiten diferentes significados.

11. Confirmar correos electrónicos

El reconocimiento de correos electrónicos recibidos muestra cuán profesional es usted. No solo es una buena etiqueta, sino que te ayuda a destacarte en una industria donde pocos recuerdan ser corteses.

12. Adjuntar cuidadosamente

Una vez que haya recibido la autorización de un destinatario de que está bien adjuntar algunos documentos (especialmente los grandes), adjunte el documento correctamente al correo electrónico.

Algunos servicios de ensayos saben cómo transmitir sus pensamientos y utilizar las herramientas adecuadas para comprimir archivos adjuntos para que se ajuste al buzón del destinatario.

13. Evite mayúsculas

Si alguna vez le gritaron o tuvieron una disputa seria con un amigo, entonces sabe cómo se siente recibir un mensaje de mayúsculas.

Va en contra de cualquier forma de etiqueta de correo electrónico comercial usar este formato para transmitir su mensaje. Además, te parecerás confrontacional.

14. Use ‘responder a todos’ con moderación

Si cada miembro de la cadena de correo electrónico necesitala información, usar la función ‘responder a todos’ es útil. Aparte de eso, notodos en su lista apreciarían el correo. Se vuelve dañino si el mensaje esconfidencial.

15. Conoce a tu audiencia

Cada correo electrónico comercial debe indicar inmediatamente que sabe con quién está tratando.

Su dominio del tema muestra que comprende a los destinatarios y responde a ellos en consecuencia. Si el destinatario es formal, sea formal y viceversa.

16. No insultes a nadie

Esto se aplica a todas las personas a las que envía correoselectrónicos, incluÍdos los proveedores que no entregan y sus competidores.Cumpla con su agenda sin menospreciar a nadie.

17. Envía un correo electrónico de agradecimiento después de conocer a un cliente

Siempre es bueno mostrarle a un cliente lo valioso que es y lo bien que se sintió al conocerlos en persona.

Una vez más, no tiene que esperar para volver a su oficina antes de enviar un correo electrónico de agradecimiento. Deje que su mensaje contenga pequeños puntos sobre lo que se discutió y cómo disfrutó su presencia.

18. Usa plantillas para personalizar

Existen muchas herramientas efectivas con las que puede crear plantillas. Esto lo ayudará a ahorrar tiempo en correos electrónicos originales. Con tales plantillas, puede tener una personalización única para su equipo, diferentes clientes y clientes.

19. Siempre inserte una firma

Responder a su correo electrónico no debería ser difícil. Es por eso que necesita una firma que ayude al destinatario a mantenerse en contacto con usted.

Las firmas de correo electrónico revelan más sobre usted y su negocio, especialmente cuando su dirección no contiene dicha información. Además, puedes aprender cómo incluir tu información de redes sociales con essay shark.

20. Entrena a tu equipo

Capacitar a su equipo es un golpe maestro y lo ayuda a saliradelante con la muy necesaria etiqueta de correo electrónico comercial. Noasuma que lo tienen todo resuelto porque a menudo se necesita un correoelectrónico para deshacer un gran trabajo. Una vez que los haya capacitado,cumplirán con todos los estándares con los que opera su empresa.

Pensamientos finales

Los correos electrónicos comerciales son una extensión de su empresa y una gran parte de su personalidad. Por lo tanto, ser organizado y profesional junto con estos consejos ayudará a mejorar la etiqueta de correo electrónico de su empresa.

Este artículo ha sido escrito por

Susan Saurel

Susan Saurel

Contributor

Susan Saurel es una apasionada escritora de Texas. Le encanta viajar. Profesora de educación superior, redactora de artículos, especialista en marketing, ha trabajado como gestora de proyecto en una compañía de TI y es una cariñosa madre. Quiere compartir su experiencia y su conocimiento con los lectores y, ciertamente, tiene algo que decir.

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