Cómo escribir mensajes corporativos por correo electrónico y lograr que la gente los lea

El correo electrónico es la principal fuente de comunicación en el ámbito laboral. Enviamos mensajes diariamente a colegas, jefes y clientes. A veces, los destinatarios no tienen oportunidad ni demasiado tiempo para leerlos. Reunimos 13 reglas que te ayudarán a ti y a tus clientes a ahorrar tiempo y resolver problemas laborales más rápidamente.

El asunto funciona como un título y te permite ubicar fácilmente el mensaje que estás buscando en tu bandeja de entrada. Asegúrate de incluir un asunto para que trabajar con correos electrónicos sea más sencillo. La formulación del tema debe brindar información. El destinatario no tendrá claro lo que ofreces si el mensaje lleva como título «Colaboración», «Fotos», «Eso». Un mensaje así tendrá un asunto, pero no servirá de mucho. Agrega detalles: «Ofrecemos un lugar en nuestra revista» o «Fotos para la sección de viajes».

Aunque el tema cambie durante el intercambio de correos, no modifiques el asunto. Supongamos que iniciaste una conversación sobre la creación de un sitio web para un consultorio odontológico, pero en el camino recibiste un pedido diferente: un sitio web para un centro infantil. No mezcles proyectos en un mismo correo electrónico y no cambies el asunto cuando recibes una nueva pregunta. Inicia una nueva cadena de mensajes para esta conversación. Los redactores de contenido de Essay Map siempre recomiendan seguir una regla: para cada gran pregunta debe haber una correspondencia separada.

Si conoces los nombres de los destinatarios, dirígete a ellos usando sus nombres de pila. Si no lo haces, no quedará claro quién es el destinatario de la carta y parecerá descortés. Si hay varios destinatarios, menciona con el nombre a todos aquellos de quienes esperas una respuesta o una acción. Una persona puede pensar que una carta no le corresponde si está dirigida a mucha gente. Podemos eliminar este problema si nos dirigimos a cada persona por su nombre.

La correspondencia laboral es un género breve. Piensa cuánto tiempo le tomaría al destinatario llegar al meollo del mensaje, abriéndose paso entre largos argumentos y vagas disquisiciones. No es necesario escribir sobre lo que podría pasar o sobre lo que la otra persona querría leer, si eso no ayuda a solucionar el problema. No pierdas tu tiempo ni el de los demás: trata de ir siempre al grano.

Evita usar la palabra «urgente» en el asunto y en el cuerpo del mensaje. Es un concepto muy impreciso: para algunas personas puede ser una hora, para otras puede ser una semana. Indica en forma precisa la fecha y hora en la que esperas una respuesta o un resultado.

El texto sin formato es difícil de leer, así que divídelo en párrafos pequeños. Deja un renglón en blanco entre un párrafo y otro, y dos renglones después del saludo y antes de la firma. No coloques enlaces en el medio del texto, sino al final de un párrafo o del mensaje, en forma de lista. Explica de qué se trata cada enlace: a qué documento lleva y por qué el destinatario debería hacer clic. Trata de no abusar de las negritas, las cursivas y los colores. El texto tiene que dar un aspecto tranquilo.

Es fácil que un mensaje provoque sentimientos negativos. Dado que un destinatario puede interpretar el texto de distintas maneras, escribe de la forma más neutra posible, para evitar confusiones. Sé siempre cortés y respetuoso. Si no conoces bien al destinatario, evita hacer preguntas personales, interferir en su espacio personal, bromear o hacer referencia a temas no laborales.

En el texto, mantén toda la cadena de mensajes anterior. Es fácil perderse en un mar de información y olvidarse del tema que uno estaba discutiendo con el destinatario: el historial de la conversación te permitirá recordarlo. Esto vale especialmente para las personas cuyo trabajo implica recibir muchos correos electrónicos con problemas y preguntas.

Tu correo electrónico laboral siempre debe ser neutro, por ejemplo con el formato nombreapellido@empleador. Tu firma debe indicar tu nombre, apellido, cargo y el nombre de la empresa. Agrega información adicional como contacto telefónico, mensajería, redes sociales y un enlace al sitio web corporativo. Usa expresiones neutras, como «Saludos cordiales». Tu firma automática no debe incluir palabras de agradecimiento de media página, anuncios ni enlaces para juntar firmas para proyectos o cosas similares.

Suele ocurrir que después de enviar un correo electrónico nos damos cuenta de que olvidamos adjuntar un archivo importante o incluir el enlace correcto. Mucha gente envía archivos adjuntos y otros materiales en un mensaje aparte: «aquí está el documento que olvidé enviar». De esa forma, la correspondencia queda dividida: por un parte la discusión, por el otro los documentos necesarios. No se sabe cuál mensaje usará el destinatario para su respuesta: probablemente el que no tiene el historial de la conversación. Por lo tanto, es mejor duplicar el primer mensaje y agregarle el archivo faltante. En el mensaje, debes pedirle al destinatario que elimine el mensaje que no incluye el archivo, para evitar confusiones.

Además, recuerda enviar todos los archivos adjuntos al mismo tiempo. Si son demasiados, envía un enlace a un servicio de hosting de archivos.

Cualquiera puede cometer un error o ser inexacto, escribir de forma ambigua o explicar de forma incomprensible. Antes de enviar un correo electrónico, vuelve a leerlo y revisa que no tenga errores. Si lo escribiste en un estado emotivo, espera 15 minutos antes de enviarlo. Luego, vuelve a revisarlo. Tal vez hayas sido demasiado directo en tus juicios y decisiones. Si es así, cambia el tono y reformula algunos argumentos.

Los destinatarios no esperan una respuesta inmediata a un correo electrónico, pero casi la mitad de 2 millones de personas encuestadas dijo que los responde en un plazo de una hora. Escribe tu respuesta lo antes posible. Si se trata de un tema en el cual eres el responsable directo (por ejemplo, si trabajas en soporte o como coordinador), trata de responder en un plazo de 15 a 30 minutos.

Si el correo electrónico no es un aspecto central de tu trabajo, trata de separar dos momentos en el día para revisarlo y responderlo. Por ejemplo, a las 11 de la mañana y al final del día, a las 5 de la tarde. De esta forma no perderás mensajes importantes y mantendrás en orden tu bandeja de entrada. No te preocupes: si tienes una pregunta urgente, se pondrán en contacto contigo de otra forma, ya sea por mensajes o por teléfono.

Tres razones para seguir esta regla:

1. Una notificación sonora puede despertar al destinatario.
2. A algunas personas les parece inaceptable mantener correspondencia fuera del horario laboral, incluidos los fines de semana.
3. Es posible que tu correo se traspapele, mezclado con otros.

Configura el envío diferido. Por ejemplo, Gmail tiene la función «Programar envío». Si estás escribiendo un mensaje el sábado por la mañana, programa el envío para el lunes a las 10. De esta forma es más probable que el destinatario no se lo pierda. Si para ese momento el mensaje ya es irrelevante, puedes ir a la sección Enviados y cancelarlo.

Abrir y leer un mensaje lleva tiempo. Enviar solo «Gracias», «De nada» y mensajes similares solo distraen a la persona con la que estás hablando. Es mejor agradecer la próxima vez que envíes documentos adicionales o respondas nuevas preguntas. De esa forma, el mensaje incluirá tanto ventajas como agradecimientos.

Presta atención al tono y a las expresiones No escribas cosas que puedan ofender a otra persona o reflejar negativamente la imagen del empleador.

Hay muchas reglas, pero no tienes que memorizarlas todas. Lo principal es respetar al destinatario, su opinión y su tiempo, y disfrutar el trabajo en común.