Cómo organizar un exitoso webinar partiendo de cero

Durante la emergencia sanitaria causada por el Covid-19, nos hemos visto obligados a replantearnos las formas de interactuar con los clientes, transformando los eventos físicos en conferencias virtuales.

En este escenario, han sido un auxilio fundamental los webinar, que en 2020 han revelado como nunca antes todo su potencial de herramientas para generar participación y leads. Gracias a estas citas virtuales las empresas han podido mantener constante el diálogo con el público, sin tener que renunciar a los numerosos eventos programados. No es casual que los datos del Osservatorio 2021 de MailUp hayan revelado que “webinar” ha sido la palabra clave más utilizada en términos absolutos en las campañas de e-mail del año pasado.

En 2020 muchas empresas se han encontrado por primera vez en la coyuntura de tener que transferir sus eventos del mundo offline al online y, sin mucha preparación, han tenido que organizar sus primeros webinar. En esta entrada del blog veremos juntos cómo crear un evento virtual a partir de cero,  en 8 simples pasos.

La palabra “webinar” nace de la unión de dos términos ingleses:  “web” y “seminar”. Se trata, de hecho, de un seminario online, cuya etimología connota la idea de «formación». Podríamos definir webinar como una sesión educativa o informativa a la que se puede acceder a distancia desde cualquier dispositivo conectado a internet.

Antes de entender cómo se organiza un webinar y cuáles son los pasos fundamentales para crear un evento exitoso, veamos por qué puede ser útil integrar esta herramienta en tus estrategias de marketing y cuáles son los puntos fuertes de este tipo de eventos.

• Marketing de contenido inmersivo. El webinar es una de las pocas herramientas de marketing de contenidos capaz de atraer la atención del usuario y mantenerla constante por un intervalo de tiempo elevado, a diferencia de otros tipos y formatos (pensemos, por ejemplo, en un vídeo publicado en las redes sociales)
• Experiencia basada en los datos. El webinar es una experiencia que nace y termina con los datos y garantiza la posibilidad de obtener información detallada y fiable sobre el sentimiento y la participación de los participantes basándose en números concretos
• Solución eficaz de bajo coste. Gratuito o de pago, los costes de un webinar son ciertamente muy inferiores a los de un  evento físico.

Si estás dando tus primeros pasos en la organización de tus webinar y antes de 2020 no estabas familiarizado con esta actividad, te presentamos unos pasos muy sencillos a seguir para crear un evento exitoso.

A partir de nuestra propia experiencia hemos sintetizado la que según nosotros es la estrategia de partida más eficaz y simple para quien empieza de cero.

1. Elige el objetivo y el destinatario

¿Por qué quieres hacer este evento online?

Esta es la primera pregunta que debes plantearte para entender cómo organizar todo el webinar cómo promoverlo con éxito.

El primer paso a dar cuando se crea un webinar es, de hecho, el definir el objetivo principal por el que se está organizando el evento. Sin una idea clara y precisa de la finalidad, será difícil entender cómo establecer una estrategia de acción.

Una vez establecido el objetivo principal, veamos otras preguntas que debes plantearte para aclarar aún más las ideas: ¿se trata de un evento dirigido a tus clientes o lo que quieres es hacer nuevos clientes y promover tu oferta?

La distinción del destinatario de referencia es el segundo paso fundamental para definir toda tu estrategia. Si tu respuesta fuese “sí” a las dos preguntas, el consejo es establecer la prioridad entre los dos destinarios.

2. Define la métrica de éxito

Una vez elegido el objetivo del evento e identificado el destinatario, establece cuál es tu métrica de éxito, es decir el KPI a monitorizar y que te permitirá establecer, una vez terminado el evento, si ha sido un éxito o una derrota. La definición del indicador de referencia puede llevarte un poco de tiempo y parecer difícil las primeras veces, pero es el único modo de establecer si tus esfuerzos están dando sus frutos y para entender si es necesario hacer mejoras en el futuro o cambiar totalmente la estrategia.

Veamos algunas métricas de éxito que podrían ayudarte:

• número de nuevos contacto generados
• número de contactos existentes participantes
• número de solicitudes de activación para una nueva función o producto
• número de nuevas oportunidades (prospectos)
• creación de nuevas oportunidades (deal) para los vendedores

3. Encuentra la plataforma para webinar adecuada

Si estás creando tu primer webinar, probablemente también necesitas seleccionar la plataforma desde la que celebrar tu evento online.

Las hay de varios tipos, entre ellas podemos aconsejar:

• GoTo
• Demio
• Livestorm
• WebinarGeek
• ClickMeeting

Otra posibilidad más directa y más fácil, que te permitiría además apoyarte en tu público, es recurrir directamente a tus perfiles en redes sociales iniciando una transmisión en directo en canales como LinkedIn, Youtube o Facebook.

El plus de esta solución es que todos tus seguidores tienen la posibilidad de conectarse, seguir la transmisión, hacer preguntas e interactuar. Además, la transmisión en directo se comunicaría directamente a tu público, mediante una ventana emergente de notificación.

4. Crea el evento, elige quiénes hablan y el programa a seguir.

Una vez elegida la herramienta, solo tienes que crear el evento. Obviamente, este paso cambia en función de la herramienta seleccionada, pero es importante elegir un título atractivo, una descripción precisa y aclarar la duración del webinar.

En esta fase, si todavía no lo has hecho, es importante establecer quiénes van a ser los locutores, para poder indicar en la descripción del evento los nombres y responsabilidades.

Ahora se trata de establecer un programa con los temas a tratar y el tiempo para cada uno. A menudo sucede que se siguen webinar que duran demasiado o demasiado poco: crear un programa detallado te ayudará a respetar el espacio establecido para la intervención.

5. Promueve el evento

¡Ha llegado el momento de promover tu primer webinar!

A partir de los destinatarios elegidos en la primera fase, construye una estrategia de promoción:

• Si tu audiencia está forma por clientes o contactos que ya tienes, crea una serie de e-mail automáticos, uno inicial de invitación y uno de seguimiento pocos días antes del webinar para quien todavía no se ha inscrito.

• Si tu destinatario es externo, aprovecha entonces toda la potencialidad de las redes sociales. Crea campañas de publicidad específica apuntando a tus potenciales clientes.

6. Prepárate adecuadamente y efectúa una prueba

Mientras reúnes los suscriptores para tu evento, puedes empezar, en paralelo, a preparar el webinar propiamente dicho.

Organiza la presentación y define las líneas a seguir en la exposición verbal con que acompañarás el material que muestres durante el evento. Repasa varias veces los contenidos creados para identificar posibles errores o imprecisiones y repite varias veces en voz alta lo que vas a decir para no parecer poco preparado durante tu exposición.

Un pequeño consejo: efectúa una breve prueba el día antes de la transmisión, haciendo participar también a los demás locutores.

Familiarízate con la herramienta para entender cómo empezar la transmisión en directo, cómo pasar la presentación de un locutor a otro y cómo gestionar la chat y las muchas preguntas que se te harán durante el webinar.

7. El gran día: evita imprevistos de último momento llegando con tiempo por delante

El día de la transmisión es muy importe: empieza llegando con tiempo por delante para efectuar los controles preliminares esenciales:

• asegúrate de estar en un lugar silencioso
• controla que la conexión sea estable
• comprueba que el pc esté conectado a la fuente de alimentación
• dale un último repaso a la presentación para asegurarte de que todo sea correcto y funcione correctamente

Son advertencias que pueden parecer obvias y consabidas, pero la agitación de la transmisión en directo puede llevar fácilmente a subestimarlas y a comprometer así el buen resultado de tu webinar.

8. Después del evento, no olvides el seguimiento.

Después del evento, no olvides poner en marcha las actividades de seguimiento para recontactar a los participantes: puedes enviar los materiales del webinar, solicitar su feedback sobre el evento para ayudarte a mejorar en el futuro o simplemente agradecer a tu público la participación y enviarles todas las referencias para facilitar el contacto.

Si quieres ir más allá, ser todavía más profesional, ofreciendo un servicio completo a tu público, graba tus transmisiones en directo y crea un repositorio dedicado a todos tus eventos virtuales.

Se trata de un paso adicional que puede ser de gran ayuda para quien no pueda participar en tus webinar en directo.

De ese modo permitirás a quien esté interesado acceder a tus eventos en modalidad «a la carta» y promover los contenidos de tus citas virtuales también después de apagar la cámara del directo.

Una vez terminado el evento, una actividad fundamental e medir los objetivos establecidos en la fase inicial de la organización y analizar las métricas que has seleccionado como indicadores del éxito de tu webinar. Se trata de un paso clave sin el cual no podrás entender si debes mejorar en tus eventos futuros y dónde realizar las mejoras.

Ahora que hemos visto todas las ventajas y los pasos básicos a seguir para crear un evento eficaz, solo nos queda un último consejo: utiliza el webinar cuando tengas un objetivo para el que esta modalidad de comunicación resulte ser realmente la más indicada, y no abuses de esta herramienta.

Con la emergencia sanitaria y la cancelación de los eventos físicos, hemos asistido a una explosión del fenómeno webinar  que ha llevado a los usuarios a verse constantemente bombardeados con invitaciones a reuniones virtuales y citas online. No caigas en el riesgo de sobrecargar a tu audiencia y utiliza con moderación e inteligencia este recurso, para no resultar repetitivo y fastidioso en la relación con los clientes.

Estos eran, según nuestra experiencia, los pasos que no pueden faltar en el proceso de organización y creación de un webinar eficaz y exitoso.

¡Ahora te toca a ti empezar a ponerlos en práctica y dar un toque personal a tus transmisiones en directo!