Auditoría del e-mail: qué es y cómo funciona

Si crees que las tuyas son campañas excelentes y con buen rendimiento, surge por sí sola la pregunta: “¿En qué datos te basas para afirmarlo?”. Para garantizar que tus e-mail estén siempre en perfecta salud, es necesario efectuar un chequeo periódico que recibe el nombre de auditoría del e-mail. 

En esta mini guía veremos en detalle:

• ¿qué es una auditoría del e-mail y por qué es importante integrarla en tu flujo de trabajo?
• cómo se prepara
• cuáles son los tipos de auditoría del e-mail que debes llevar a cabo para garantizar un chequeo completo de tus campañas
• qué hay que hacer al terminar el análisis  para resolver cualquier problemática que pudiera haberse detectado y mejorar el rendimiento futuro.

Por Auditoría del marketing por e-mail se entiende una metodología de trabajo que tiene como objetivo general el verificar la eficacia de los procesos y de las estrategias del marketing por e-mail. La auditoría del e-mail permite, en particular:

• probar el rendimiento de las campañas de e-mail
• identificar problemáticas y errores que hay que resolver
• entender cuáles son los puntos débiles de las estrategias y cómo corregirlos
• mejorar el rendimiento futuro, a partir de los resultados de la auditoría
• garantizar un chequeo periódico de las campañas.

Se trata, por tanto, de un proceso fundamental que te permite entender si estás poniendo en práctica estrategias ganadoras y cuáles son las acciones correctivas a implementar para mejorar la eficacia.

La auditoría del e-mail es un proceso que requiere método, precisión y planificación para poder garantizar resultados fiables.

Por este motivo, antes de llevar a cabo una auditoría del e-mail es necesario planificar una serie de actividades preliminares indispensables para llevar a cabo un análisis eficaz:

• Establecer el tipo de auditoría a realizar
• Planificar la frecuencia de los análisis, en función del número de recursos de tu equipo que puedes destinar a la actividad, del esfuerzo requerido y del grado de necesidad
• Definir la muestra de correos a analizar,  en función de las campañas que han detectado mayores problemáticas o han registrado peores resultados
• Preparar una lista de comprobación con las principales actividades a realizar y los elementos, flujos y aspectos críticos que hay que examinar con mayor atención.

Vista la amplitud de las fronteras del marketing por e-mail, son muchos los tipos de auditoría que puedes llevar a cabo para probar la eficacia de tus e-mail.

Hemos seleccionado las que, en nuestra opinión, son las 6 auditorías principales capaces de proporcionar un monitoreo completo y satisfactorio en tus campañas.

1. Proceso de adquisición

Una auditoría de adquisición te permite verificar que tus e-mail incluyan todos los elementos que permiten a un nuevo contacto potencial registrarse fácilmente, evitando contratiempos o procesos de inscripción demasiado largos y complejos.

Botones de inscripción, tiempos de confirmación,  métodos de opt-in simple y doble: estos son algunos ejemplos de factores que deberás analizar en este tipo de auditoría.

2. Proceso de baja

Facilitar el proceso para darse de baja es una de las mejores prácticas cuyas ventajas se miden en transparencia, reputación y entregabilidad.

Si un usuario no encuentra fácilmente el botón de baja, de hecho, marcará el mensaje como spam/correo no deseado, dando lugar a consecuencias desagradables para la entregabilidad de tus e-mail y para tu reputación como remitente.

3. Plantilla de e-mail

Otro tipo de auditoría que no puedes pasar por alto es la que tiene por objeto controlar que, dentro de la plantilla utilizada para tus campañas, todo funcione correctamente y que no falte ninguno de los elementos fundamentales,  del asunto al pie de página, el nombre del remitente y el CTA.

Más precisamente, cuando analices tu plantilla deberás verificar estos 9 elementos:

• El nombre del remitente. El destinatario debe tener claro quién es el remitente, para evitar que denuncie tu e-mail como spam o correo no deseado
• el asunto. Asegúrate de que tenga la longitud correcta, que sea claro y específico, que esté personalizado y que no contenga palabras calificables como spam
• el preencabezado. Comprueba que el encabezado proporcione al usuario información adicional y útil, y que anime al destinatario a abrir el e-mail
• el título. Asegúrate de que no falte, de que sea claro y evidente, y de que comunique en pocos caracteres el objetivo del mensaje
• el cuerpo del e-mail. Asegúrate de que no sea demasiado largo y de que respete la visualización desde móvil. Comprueba que el texto sea correcto, que no haya errores ortográficos, que el mensaje sea eficaz y que el estilo sea coherente con tu marca.
• llamado a la acción. Controla que no falte un botón de CTA, que esté bien visible y que esté situado en un punto estratégico. Asegúrate, además, de que los botones que contienen los CTA sean a prueba de balas, en HTML, para no incurrir en problemas con la visualización de las imágenes por parte de los clientes de correo.
• imágenes y vídeo. Las imágenes y vídeos que incorporas en tus e-mail deben funcionar correctamente, tener siempre un texto alternativo, ser visibles en todos los dispositivos y no resultar demasiado pesadas.
• branding. Verifica la presencia del logo de la empresa, y controla que, al hacer clic en él, el usuario sea dirigido correctamente a tu sitio web.
• pie de página. La parte que cierra el e-mail deberá contener: el botón para darse de baja, los iconos de tus canales sociales, tus señas de contacto, el permission reminder (la sección del pie de página que responde a la pregunta “¿Por qué estoy recibiendo este e-mail?”) y la declaración de privacidad.

Asegúrate de que todos estos elementos estén presentes y visibles, y de que todos los enlaces funcionen correctamente. Comprueba que tu plantilla  incluya correctamente estos 9 elementos y asegúrate de que pueda visualizarse correctamente también desde móvil.

4. Entregabilidad

Según un reciente estudio de Return Path,  a nivel mundial casi una quinta parte de los e-mail enviados no llegan a la bandeja de entrada.

Si tus contactos no ven tus e-mail, no pueden descubrir las ofertas y las noticias que te propones comunicarles y todo e-mail que no llegue a la bandeja de entrada representa realmente una venta potencial perdida.

Por ello, analizar la entregabilidad de tus campañas es una de las mejores prácticas esenciales para toda estrategia exitosa de marketing por e-mail.

Para que tu auditoría sea eficaz, debes analizar en detalle todos los factores que influyen en la entregabilidad:

• el remitente debe ser reconocible y con buena reputación
• la relevancia del mensaje para el destinatario
• la presencia de palabras que se detecten como spam
• errores de código HTML
• el envío a direcciones equivocadas
• el peso excesivo del e-mail
• un elevado número de denuncias de spam
• la elección de una plataforma de envío no profesional

5. Participación

Entender cuál es el índice de interés que tus campañas despiertan en los contactos de tu base de datos es muy útil para establecer si tus comunicaciones estimulan una interacción y facilitan las conversiones. De una auditoría sobre la participación puede, además, manifestarse la presencia de grupos de contactos inactivos dentro de tu base de datos, que puedes probar a despertar con una adecuada campaña de reactivación.

La participación es una métrica tangible y analizable, de modo que llevar a cabo una auditoría de este tipo te será más fácil. Además, gracias a las funciones del área Estadísticas de MailUp, tendrás ya a disposición todos los datos y gráficos de participación, que te servirán para llevar a cabo tus análisis de forma puntual y completa.

6. Privacidad

Verificar que tus campañas de e-mail respetan las normativas de privacidad es una cuestión de extrema importancia. Asegúrate de efectuar un control a cada actualización de los reglamentos y comprueba que tus procesos de adquisición y perfilado sean conformes al 100 %. 

Para terminar una auditoría del e-mail y garantizar la eficacia de tus análisis, deberás poner a punto una serie de acciones conclusivas:

• analiza los resultados y da un resultado total a la auditoría realizada
• define, para cualquier problemática que surja, las respectivas acciones correctivas 
• establece una planificación de las acciones correctivas 
• compara las prestaciones de las auditorías realizadas para saber si las prestaciones de tus campañas están mejorando.

Si nunca habías oído hablar de auditorías de e-mail, esta es la guía adecuada para poder empezar a conocer y a poner en práctica esta metodología.